用数字证书保护Office 2003用户文档

有很多重要的数据报表，因为要交给领导看，加密码和设置权限都不太合适，但又怕被其他人改动，有没有办法能够使报表在送到领导手上的时候保证其原始性和完整性？现在推荐采用Office 2003的数字签名功能，操作既便捷，又能满足我们日常办公之需。

创建数字证书

依次单击“开始”菜单中的“程序”，选择“Microsoft Office”组中的“Microsoft Office工具”，最后单击其中的“VBA项目的数字证书”命令，打开“创建数字证书”对话框(如图1所示)。

图1

在“您的证书名称”框中输入你想创建的证书名称，如“机密文档”，单击[确定]按钮后，数字证书就创建好了。

在文档中添加数字证书

打开需要保护的用户文档，这些文档可以是Word文档、Excel文档或PPT文档。本文以保护Excel文档为例，其他两种类型文档的保护操作与此相同。

单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项卡(如图2所示)。

图2

单击[数字签名]按钮，打开“数字签名”对话框。单击[添加]按钮，此时会弹出“选择证书”对话框，在供选择的证书列表中就可以看到我们刚才创建的数字证书了(如图3所示)。选好后，依次单击[确定]按钮退出“选项”对话框。

图3

小提示：在给文档添加“数字证书”之前需保存该文档，否则添加过程中会出现文档未保存的提示，此时只需确认保存该文档就可以了。

验证数字证书的保护效果

添加完“数字证书”后，无需对文档进行保存操作即可将其关闭，当我们再次打开该文档时，在窗口的标题中我们就可以看到“已签名，未验证”的提示信息了(如图4所示)，这表明刚才添加的“数字证书”已经生效了。

图4

对于已添加数字证书的文档，只要打开后对其进行改动过(包括创建和添加该证书的本人)，在保存该文档时，系统会弹出如图5所示的警告提示，如果确认了保存操作，则下次打开该文档时，标题栏中的“已签名，未验证”的提示信息就会消失了。如果选择“否”，该数字证书仍然有效，但同时对文档的修改操作就无法保存到文档中去了。

图5

根据以上情形，我们就可以判断文档在传递过程中的原始性和完整性了，从而有效地保护了我们的文档，大大地提高了文档的安全性。

这种做法是不是很简单、很有效？

该操作除了可以对Excel文档进行保护外，还可以对常见的各种类型的Office文档进行保护，感兴趣的朋友一起来看看吧。